Conditions pour obtenir des livres

Vous souhaitez déposer un dossier de demande de livres, merci de prendre connaissance des conditions requises ci-dessous. 

1- Seuls les organismes juridiquement constitués et les institutions sont habilités à soumettre une demande de livres (associations, ONG, établissements scolaires, Alliances françaises, centres et instituts culturels, bibliothèques) ; les demandes faites par des particuliers ne pourront pas être satisfaites.

2- Le demandeur n’est pas en mesure d’acheter des livres ;

3- Il dispose d'un local aménagé pour les livres ; 

4- Le demandeur participera aux frais de gestion (transport, conditionnement, stockage....) qui lui seront demandés. (Règlement par chèque, virement ou Paypal) ;

5- Le demandeur s’engage à ne pas revendre les ouvrages reçus en don ;

6- Le demandeur est en mesure d’organiser et de prendre en charge le transport depuis le stock d’ADIFLOR (77-79, route d'Epernay - 51 510 FAGNIERES) jusqu’au bénéficiaire, frais de douane compris ;

7- L’organisation ayant fait la demande s’engage à faire un compte-rendu à ADIFLOR ;

8- Le demandeur s’engage à faire la communication d'ADIFLOR et à mentionner très clairement sa contribution dans le projet (citation du nom d'ADIFLOR lors de remise officielle, affichage "Etablissement ayant reçu des ouvrages offerts par ADIFLOR" à apposer à l'entrée de l'établissement...).

Si vous acceptez ces conditions, merci de suivre les étapes suivantes :

ETAPE 1 : PRE INSCRIPTION

Vous vous rendez sur adiflorgestion.org . Sur la page d’accueil en haut à gauche cliquez sur « pré inscription », remplissez le formulaire en donnant le plus d’informations possibles sur votre projet et validez.

Cette pré inscription va vous permettre d’obtenir les codes de votre espace client, mais elle ne signifie pas que votre projet est accepté. Votre fiche commande n'est donc pas activée.

Pour valider votre demande, merci de nous envoyer votre dossier de présentation détaillée du projet (voir étape 2, ci-dessous) et de compléter dans votre espace client : la fiche d'organisation, la fiche contact, la fiche projet (ne pas oublier les différents onglets : détail bénéficiaire et détail livraison)

Si votre projet correspond à nos objectifs et que vous avez bien rempli les différentes sections de votre espace client, votre fiche commande sera débloquée. (voir étape 3) - Vous recevrez un message automatique vous informant de la validation de votre demande. 

 
ETAPE 2 : DOSSIER DE PRESENTATION

(à envoyer à ADIFLOR par courriel ou courrier postal)

1- Une lettre du chef de projet :

Cette lettre du Président d'une association, d’une ONG, d’un Directeur d' établissement scolaire, universitaire ou culturel, d’un bibliothécaire ou documentaliste…, doit définir de manière très synthétique, le projet et les objectifs poursuivis, le pays et la région concernés (joindre une carte), ainsi que l’engagement de la prise en charge de la participation aux frais de gestion  et du transport depuis notre entrepôt de Châlons-en-Champagne jusqu’au lieu de destination.

2- Un descriptif détaillé du projet :

- Présentation du (ou des) porteur(s) de projet
Formation, profession et expérience en matière d’actions de coopération et de solidarité internationale, lien avec le pays destinataire, motivations ;

- Informations sur le bénéficiaire final : Type de structure, nom, adresse, code postal, ville, pays, tél, fax, email ;

- Informations sur le contact local : Nom, adresse, fonction, numéro de portable éventuel ;
NB : Si le (ou les) porteur(s) de projet ne gère(nt) pas directement l’utilisation des livres, préciser les coordonnées de chaque établissement utilisateur et de son responsable, et la répartition des ouvrages entre les différents établissements.

- Informations sur les besoins identifiés : Fonds existant à compléter ou fonds à créer, nombre et types de livres nécessaires, population potentiellement desservie.

- Intégration du projet dans le pays et la ou les localité(s) concernés
Contexte socio-économique. Situation de la langue française et de son enseignement ; complémentarité du projet avec les institutions oeuvrant pour le développement de la lecture publique.

- Est-il prévu d’acheter un complément de livres auprès des éditeurs et/ou libraires du pays, pour mieux coller aux attentes des lecteurs ?
 

3- Mise en œuvre du projet :

- Stockage des livres ; le local pour recevoir les livres est-il en construction ? déjà construit ? sécurisé ? aménagement et mode de gestion prévu (salariat ou bénévolat), horaires ou périodes d’ouverture ?

- Comment va s’organiser la réception des livres ? Contacts pris localement pour faciliter les opérations de dédouanement, organisation de l’acheminement des livres ; 

- Suivi du projet dans la durée : Modalités d’accompagnement et de suivi  par le (ou les) porteur(s) de projets, formation des utilisateurs (bibliothécaires, documentalistes, enseignants, autres), animations, partages d’expérience envisagés ; 

- Budget prévisionnel. Contribution financière des utilisateurs et de leurs partenaires.

DOCUMENTS A JOINDRE IMPERATIVEMENT :

Pour les associations :les statuts,la copie de Journal officiel et de la déclaration en Préfecture,la liste des membres du Bureau et du Conseil d’administration, un bilan d'activité de l'année précédente.

Pour les établissements scolaires, universitaires :

un document officiel de la Direction ou des responsables précisant les effectifs inscrits, la répartition des classes, les cursus proposés.

Pour les Alliances françaises, centres et instituts culturels, bibliothèques, centres de documentation :

- un document officiel de la Direction ou des responsables donnant des précisions sur le nombre et la qualité des abonnés, les services à leur disposition.

ETAPE 3 : LA COMMANDE

Votre dossier a été validé, votre fiche commande a été activée, vous pouvez commander. Merci de lire attentivement les instructions ci-dessous (si vous en avez la possibilité, imprimez-les).

INSTRUCTIONS / 

Vous vous rendez sur adiflorgestion.org et vous vous identifiez.

Si vous avez plusieurs commandes en cours, cliquez sur "Sélection" pour choisir la commande que vous souhaitez remplir. Cliquez sur la commande que vous souhaitez passer.

PUIS

- Vous cliquez à gauche sur la rubrique catalogue.

- vous choisissez la thématique que vous souhaitez et vous validez : une liste apparaît

- sélectionnez le livre (LIV) ou le carton (CAR) que vous souhaitez en cliquant dessus,

- précisez la quantité souhaitée, cliquez sur validez puis retour à la liste ou cliquez sur validez suivant. 

les livres se mettent automatiquement dans votre fiche commande, que vous pouvez consulter à tout moment en cliquant sur "fiche commande"

- vous pouvez affiner le filtrage en précisant l’âge pour les livres jeunesse ou scolaire par exemple,

- vous pouvez vérifier la quantité disponible d’un titre en sélectionnant + de 10 ou + de 50 exemplaires en stock,

- les "ZZZ" en rouge signifient qu'il reste moins de 10 exemplaires disponibles du titre sélectionné. 

Suppression d'un titre : Si vous ne souhaitez finalement plus un livre, merci d'indiquer dans la case quantité le chiffre 0.

Vous pouvez passer votre commande en plusieurs fois et la compléter en fonction des arrivées en stock.

Une fois terminée, vous devez soumettre votre commande dans l'onglet "Etat de la commande/validation".

ADIFLOR se réserve le droit de l’ajuster en fonction des disponibilités en stock.
 
À tout moment vous avez accès à l’état d’avancement de votre commande dans votre espace « Fiche commande ».

ETAPE 4 : L'ENLEVEMENT DE LA COMMANDE

Dès la validation de votre commande, merci de prendre les dispositions nécessaires à l'organisation du transport. Les commandes, sauf disposition contraire, sont à retirer dans notre entrepôt : 

77-79, route d'Epernay - 51 510 FAGNIERES

Contact Jean-Paul Rameau : 03 26 22 34 91      

Elles doivent être retirées, le plus rapidement possible, une fois terminées.

Retrouvez le guide pratique du bibliothécaire sur le lien suivant :

http://www.institutfrancais.com/librairie/derniers/147hs/somm147hs.htm